Ingreso y entrega de mercancías a bodegas de Ecopetrol

Enviar materiales o equipos a las instalaciones de Ecopetrol no es simplemente cargar un camión y salir a ruta. Existen protocolos estrictos de agendamiento, documentación, seguridad y verificación que todo proveedor debe cumplir para que su carga sea recibida y su vehículo autorizado a ingresa cumpliendo los pados para realizar el ingreso y entrega de mercancías a bodegas de Ecopetrol 

En este blog te explicaremos paso a paso cómo preparar tu envío, qué documentos debes adjuntar, cómo realizar el agendamiento y qué aspectos debes tener en cuenta para evitar retrasos, rechazos o costos adicionales por incumplimientos.

Este es un proceso que, bien ejecutado, asegura que tu operación de transporte fluya de manera segura y efectiva. Vamos a verlo. El PROVEEDOR deberá asegurar el cumplimiento de las siguientes disposiciones para la entrega de material en bodegas de ECOPETROL:

1. ANTES DEL ENVÍO DEL MATERIAL

Agendamiento

El PROVEEDOR debe realizar agendamiento con al menos 3 días hábiles previos a la fecha estimada de entrega, mediante generación de ticket en la plataforma¹ dispuesta por ECORE7AOč para tal fin. Aplicarán las siguientes excepciones:

 En Zona Franca se podrá programar la entrega con mínimo 24 horas de anticipacion

Si para la entrega se requiere utilización de un cargador superior a 3.5 Toneladas, el agendamiento deberá ser realizado con 5 días há biles de anterioridad y el PROVEEDOR deberá especificar esta información al momento de generación del ticket.

• El PROVEEDOR debe generar un ticket de agendamiento por cada entrega y destino del material. Una vez generado el ticket, el PROVEEDOR debe esperar a que la bodega apruebe y confirme la fecha de agendamiento asignada.
  
• Si la orden de compra corresponde a proyectos, el ticket de agendamiento se debe generar después de recibir la nota de liberación por pale de ECOPETROL y teniendo en cuenta las instrucciones suministradas por el gestor de seguimiento asignado a la orden de compra.
  

• El PROVEEDOR podrá modificar, al momento del despacho, la información de vehículo y personal de entrega suministrada durante la generación del ticket, informando los cambios por correo electrónico al contacto de seguimiento y/o bodega
  
  
  
  
  

• En los casos de devolución o cambio de material por discrepancia, el PROVEEDOR deberá generar un nuevo ticket con el concepto Recogida de ł*łateriaI y estar pendiente de la fecha de agendamiento asignada para su posterior ingreso y entrega de mercancías a bodegas de Ecopetrol

• Si el PROVEEDOR no cumple con la entrega en la fecha agendada, el ticket será cerrado por parte de la bodega notificando al PROVEEDOR, el cual deberá generar un nuevo ticket de agendamiento.

• Para el agendamiento de entregas de material en Zona Franca (Zona Franca Bogotá, Zona Franca Refinería de Cartagena), deberá contar con el número de FMM (Formulario de Movimiento de Mercancía) de acuerdo a la Zona Franca de destino, el cual deberá ingresar en el espacio de condiciones especiales al generar el ticket correspondiente.

• La información de acceso a la plataforma y las instrucciones específicas para la entrega del material, serán suministradas al proveedor via correo electrónico por parte del gestor de seguimiento asignado a la orden de compra.
  
  
  

Aspectos generales

• Cuando el descargue está a cargo del PROVEEDOR, éste debe enviar por correo la documentación de los equipos a utilizar con 5 días hăbiles de anterioridad a la entrega para ser avalados por ECOPETROL. El PROVEEDOR deberó coordinar con el funcionario de seguimiento la documentación requerida.
  
• Es responsabilidad del PROVEEDOR tramitar los permisos y protocolos requeridos por las autoridades locales de la región donde se encuentra ubicada geográficamente la bodega, en caso que se requieran
  
  
  
  

2. PARA EL INGRESO A LAS INSTALACIONES

Condiciones para el ingreso de vehículos

• El vehículo debe ser de combustible Diésel.

• Debe contar con toda la documentación legal vigente como Licencia de tránsito, Licencia de Conducción, Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT), Certificado de Revisión Técnico- Mecánica  y de Gases. Si se trata  de un vehículo  tipo tracto camión debe contar a dicionalmente con la inspección de King Pin y Quinta Rueda.

• Debe contar con un sopo%e de inspección preoperacional de vehículo.

• Dependiendo del tipo de vehículo, éste debe contar con escalera  para acceder  a la plataforma

• (Carrotanque, cama alta, entre otros).

• Debe  contar  con  equipos  de  atención  a  emergencias   (Extintores,  Kit  de  Derrames, Herramientas).

• ECORE7AO6 no permite descarrozar vehículos en sus instalaciones, por tanto, el transportador debe asegurar esta condición desde el alistamiento del material.

• El PROVEEDOR debe asegurar las condiciones del vehículo para realizar el descargue desde piso y por los laterales.
  
  
  

Condiciones para el ingreso de conductores

• Debe cumplir con los requisitos de personal calificado (Ver numeral 2.2.1.)

• Debe contar con los pagos de seguridad social vigentes, los cuales pueden ser requeridos al momento de ingreso a las instalaciones. Inclusive el personal auxiliar para el descargue.

• Debe contar con la documentación legal vigente que aplique según el tipo de producto transpo%ado. En caso de transportar productos químicos se deberá presentar el certificado de transpo%e de sustancias peligrosas y cumplir con todo lo relacionado con el Decreto 1609 y el Decreto 1496 del 2018 y/o norma vigente correspondiente al Sistema Globalmente Armonizado.

• Debe portar todos sus elementos de protección personal (casco, camisa manga larga u overol,botas de seguridad, guantes, gafas, otros según aplique).

• No se permitirá el ingreso de conductores en condición de embriaguez o bajo los efectos de sustancias psicoactivas. ECOPETROL podrá realizar pruebas aleatorias previas al ingreso a las instalaciones para su respectivo .ingreso y entrega de mercancías a bodegas de Ecopetrol
  
  
  

Requisitos de personal calificado (conductores):

Todo conductor debe contar con certificado vigente de manejo defensivo.

Para el manejo de cargas tubulares o cargas especiales, todo conductor debe contar con entrenamiento en el manejo y distribución adecuada de estas cargas.

La empresa transportadora debe asegurar que los conductores cuentan con los entrenamientos relevantes para el tipo de carga bajo su responsabilidad, en temáticas como:

• Análisis de peligros y riesgos
• Definición y conceptos básicos mercancías peligrosas (Clasificación UN, rotulado).
• Manejo e interpretación de hojas de seguridad y tarjetas de emergencia.
• Procedimientos de emergencias.
• Actualización  en legislación  de transporte,  seguridad y salud en el trabajo y legislación ambiental.
• Código Nacional de Tránsito y Señalización Vial.
• Alcohol y sustancias psicoactivas.
• Hábitos de vida saludable.
• Primeros auxilios básicos.
• Inspección efectiva de equipos
• Manejo defensivo de tracto camiones
• Lecciones aprendidas de incidentes y accidentes.
• Balance familia-Trabajo (productividad y seguridad)
  
  
  

PARA DISPOSICIÓN DE LA CARGA EN BODEGA

• El PROVEEDOR debe adjuntar Iista de embalaje que incluya peso y número de piezas.

• El material entregado por parte del PROVEEDOR debe estar correctamente estibado y embalado para su adecuada manipulación en bodega.

• Las cajas deben venir marcadas en un Iugar visible con el número de la orden de compra, el item por separado para cada destino final, el código interno de material de ECOPE7AO6 y la fecha de vencimiento en caso de que aplique.

• En caso de requerirse descontenerización en instalaciones de ECORE7AOA, el PROVEEDOR debe presentar la cuadrilla y equipos necesarios para el descargue.

• El transporte de tubería se debe realizar en cama alta y se debe contar con mamparas, correas de amarre, polines o aisladores entre otros para evitar el contacto y un posible deterioro de la carga.

• Toda carga debe venir aforada e identificado el centro de gravedad.

• Todo tambor debe venir estibado y zunchado, asegurando la integridad del material.

• El peso máximo de cada pallet (estiba) debe ser 1.500 kg.

• Las cajas no deben contener más de una orden de despacho.

• Cuando el conductor del PROVEEDOR esté en el sitio de descargue, debe cumplir todas las instrucciones impartidas por ECORE7AOA o el Operador Logístico para garantizar que la actividad sea segura.
  
  
  

EL PROVEEDOR o empresa transportadora debe presentar en bodega los siguientes documentos:

• Cédula en original del personal

• Orden de compra de ECOPETROL

• Documento de remisión de la mercancía especificando: número de orden de compra, cantidad de ítems a entregar, descripción, unidad de medida, dimensiones de la carga, peso, número de piezas. Para pallets relacionar dimensiones (alto, largo, ancho y peso).

• Ticket de agendamiento de cita para la entrega

• Hojas de seguridad (si aplica) 

• Tarjetas de emergencia (si aplica)

• Certificados de calidad (si aplica)

• Certificados de análisis (si aplica)

• Certificados de calibración (si aplica)

• Protocolo de pruebas (si aplica)

Para la entrega de material de proyectos al generar adicionalmente debe presentar NRL (nota de liberación) emitida por ECOPETROL, MTR (Mill Test Certificate), DOSSIER y demás documentos exigidos según proyecto, de acuerdo con las instrucciones s uministradas por el gestor de seguimiento asignado a la orden de compra.

En el caso de cambio de material por discrepancia, se debe efectuar el procedimiento normal de entrega de material adjuntando los documentos correspondientes al nuevo material.

En caso de realizar el despacho del material sin confirmación de agendamiento por parte de la bodega o sin la NRL (nota de liberación) emitida por pale  de ECORE7AO6 (esta última a plica para órdenes de compra de proyectos), los costos en que se incurran por concepto de Stand By serán asumidos por el PROVEEDOR.

Para la entrega de Producfos químicos el PROVEEDOR debe cumplir con los siguientes requisitos:

• El material debe tener nombre en el envase y embalaje. En el envase debe tener impresa y legible la fecha de vencimiento del producto, o un certificado de vida útil a partir de su fecha de fabricación.

• Debe contar con la rotulación / etiqueta de identificación de peligros legible, cumpliendo lo definido en Sistema Globalmente Armonizado (SGA) para su posterior ingreso y entrega de mercancías a bodegas de Ecopetrol

• Traer impresa la ficha de datos de seguridad en español, con menos de 5 años de elaboración y con 16 ítems en el contenido, cumpliendo con los lineamientos del Sistema Globalmente Armonizado.

• Para los productos químicos peligrosos / gases comprimidos, debe tener ficha de datos de emergencia impresa con las 7 secciones en españoj.

• Cumplir con el Decreto 1079 de 2015 Decreto Unico Reglamento del Sector Transporte o la norma que lo modifique, complemente o sustituya.
  
  
  
  

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Escríbenos y nos encargamos de todo.

Y recuerda …  No es Magia es Logistica

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